DNT Digital triển khai CRM theo đúng quy trình bán hàng của doanh nghiệp bạn, không áp một khuôn có sẵn. Chi phí từ 60 triệu đồng (một lần), thời gian 4–10 tuần, bàn giao mã nguồn, dữ liệu và tài khoản. Công việc gồm bốn phần: khảo sát quy trình, thiết kế phễu và trường dữ liệu, nhập dữ liệu cũ, rồi đào tạo đội ngũ dùng thật.
Đây là nhóm dịch vụ khó làm đúng hơn vẻ ngoài của nó: phần mềm CRM không khó viết, khó ở chỗ đưa được thói quen của nhân viên vào hệ thống và làm sạch dữ liệu cũ để báo cáo có nghĩa. Nếu bỏ qua hai việc đó, doanh nghiệp sẽ có một hệ thống đẹp nhưng không ai nhập.
Khi nào nên thuê ngoài, khi nào tự làm
| Tình huống | Nên làm gì |
|---|---|
| Dưới 3 người bán, dưới 100 khách/năm | Excel/Google Sheet đủ dùng, chưa cần CRM |
| 3–10 người bán, khách bắt đầu trùng lặp | Triển khai CRM gói gọn 1 phễu trước, mở rộng sau |
| Có 2+ nguồn khách (quảng cáo, Zalo, giới thiệu) và không biết nguồn nào ra đơn | CRM bắt buộc, phải ghi nguồn khách ngay từ đầu |
| Nhân viên nghỉ việc là mất khách | CRM bắt buộc, phải có phân quyền và nhật ký |
| Đã dùng một CRM đóng gói nhưng không khớp quy trình | Thuê làm CRM theo yêu cầu, hoặc tích hợp thay vì thay thế |
Nguyên tắc: đừng mua CRM vì "người ta bảo cần". Mua khi bạn đã xác định được một việc cụ thể đang mất tiền — ví dụ: khách để lại thông tin nhưng không ai gọi lại trong 24 giờ.
Ba gói triển khai
| Gói | Phạm vi | Thời gian | Giá từ |
|---|---|---|---|
| Gói 1 — CRM nền tảng | Hồ sơ khách, nguồn khách, phễu 4–6 bước, nhắc theo dõi, phân quyền, báo cáo cơ bản, nhập Excel | 4–6 tuần | 60 triệu |
| Gói 2 — CRM + kênh khách | Gói 1 + kết nối form website, Zalo OA, Messenger, quảng cáo; tự động tạo khách và giao việc | 6–8 tuần | 120 triệu |
| Gói 3 — CRM + tự động hoá | Gói 2 + AI Agent trả lời 24/7, nhắc chăm sóc tự động, báo cáo gửi định kỳ, tích hợp kế toán | 8–12 tuần | từ 180 triệu |
Chi phí này là triển khai một lần; gói vận hành hằng tháng (máy chủ, sao lưu, hỗ trợ) tính riêng từ 3 triệu/tháng. Xem bảng giá.
Quy trình 6 bước
- Khảo sát quy trình bán hàng hiện tại (2–4 ngày) — đi theo một khách thật từ lúc để lại thông tin đến lúc chốt. Ghi lại ai làm gì, ở đâu, mất bao lâu.
- Thiết kế phễu và trường dữ liệu (3–5 ngày) — bao nhiêu bước, mỗi bước cần thông tin gì, khi nào tự nhắc, ai được thấy gì. Bạn duyệt bản thiết kế trước khi viết code.
- Xây dựng (3–6 tuần) — theo bản thiết kế đã duyệt, có bản chạy thử để bạn xem hằng tuần.
- Nhập dữ liệu cũ (song song) — làm sạch, bỏ trùng, chuẩn hoá số điện thoại trước khi nhập.
- Chạy song song (1–2 tuần) — đội vừa dùng CRM vừa dùng cách cũ, đối chiếu số liệu để phát hiện thiếu.
- Đào tạo và bàn giao — 2 buổi đào tạo, viết quy trình thao tác, bàn giao mã nguồn, tài khoản máy chủ và tài liệu.
Bước 1 và bước 4 là hai bước hay bị cắt để "cho nhanh", và cũng là hai bước quyết định dự án có dùng được hay không.
Sáu điểm kỹ thuật bắt buộc
- Một khách = một hồ sơ. Chống trùng theo số điện thoại và email ngay khi tạo; không cho hai nhân viên cùng chăm một khách mà không biết.
- Nguồn khách ghi tự động, không nhập tay. Form nào, chiến dịch nào, từ khoá nào — lấy từ tham số, không để nhân viên tự chọn.
- Nhật ký bất biến. Mọi thay đổi trạng thái, ghi chú, cuộc gọi đều có người làm và thời điểm; không có nút xoá lịch sử.
- Phân quyền theo vai trò và theo dữ liệu. Nhân viên thấy khách của mình, quản lý thấy toàn bộ, kế toán chỉ thấy phần thanh toán.
- Nhắc việc theo điều kiện, không theo trí nhớ. Ví dụ: khách im lặng 3 ngày → nhắc; báo giá 7 ngày chưa phản hồi → nhắc; hợp đồng 30 ngày chưa ký → nhắc.
- Xuất được toàn bộ dữ liệu. Dữ liệu khách hàng là tài sản của doanh nghiệp; nếu không xuất được thì bạn đang bị giữ làm con tin.
Dữ liệu cũ: phần tốn thời gian nhất
Khoảng 60–70% thời gian của một dự án CRM nằm ở dữ liệu, không ở code. Bốn việc phải làm:
| Việc | Vì sao quan trọng |
|---|---|
| Bỏ trùng | Cùng một khách có 3 dòng trong Excel với 3 số điện thoại viết khác nhau |
| Chuẩn hoá số điện thoại | 0901.234.567, +84901234567, 84901234567 là một khách |
| Xác định trạng thái cuối | Khách trong Excel có 5 trạng thái mâu thuẫn — chỉ giữ một |
| Gắn nguồn nếu suy được | Từ ngày tạo, chiến dịch đang chạy, tên file — suy ra nguồn gần đúng |
Không làm bước này, CRM sẽ có 2.000 khách mà thực tế 1.200 — và mọi báo cáo tỷ lệ chốt đều sai.
Điều khác biệt khi làm với DNT
- Không áp khuôn. Cùng là "CRM" nhưng doanh nghiệp dạy học, phòng khám và đại lý cần phễu khác nhau. Bản thiết kế được làm từ quy trình của bạn.
- Bàn giao mã nguồn. Chạy trên hạ tầng của bạn, không trả phí theo số người dùng, không bị khoá khi ngừng hợp tác.
- Không hứa con số. Chúng tôi không cam kết "tăng 30% tỷ lệ chốt" — chỉ cam kết hệ thống phản ánh đúng việc đang xảy ra để bạn tự đo.
- Có gói vận hành. Máy chủ, sao lưu, cập nhật bảo mật, hỗ trợ người dùng — từ 3 triệu/tháng, không bắt buộc.
Phễu bán hàng mẫu theo ba mô hình
Không có một phễu chuẩn cho mọi doanh nghiệp. Ba mô hình dưới đây phủ phần lớn trường hợp, và là điểm xuất phát khi khảo sát.
| Mô hình | Đặc điểm | Phễu gợi ý | Điểm dễ hỏng |
|---|---|---|---|
| Bán một lần, giá trị cao (nội thất, xây dựng, phần mềm) | Ít khách, chu kỳ dài 1–6 tháng | Tiếp nhận → Khảo sát → Báo giá → Thương lượng → Chốt → Bàn giao | Quên theo dõi sau khi gửi báo giá |
| Bán lặp lại, giá trị thấp (mỹ phẩm, thực phẩm, vật tư) | Nhiều khách, chu kỳ ngắn | Tiếp nhận → Tư vấn → Đơn đầu → Chăm sóc → Mua lại | Không nhắc mua lại đúng lúc |
| Bán theo dịch vụ định kỳ (giáo dục, phòng khám, spa, gym) | Khách quay lại theo lịch | Tiếp nhận → Đặt lịch → Dùng dịch vụ → Nhắc lịch tiếp → Gia hạn | Không quản lý được lịch và buổi còn lại |
Điểm chung: mỗi bước phải có một việc cụ thể tiếp theo và một mốc thời gian. Phễu không có việc tiếp theo là phễu để trang trí.
Trường dữ liệu tối thiểu trên một hồ sơ khách
Một lỗi phổ biến là bắt nhân viên nhập quá nhiều trường, nên họ bỏ hệ thống. Danh sách dưới đây là mức tối thiểu còn dùng được cho báo cáo — phần còn lại nên để tuỳ chọn.
| Nhóm | Trường | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Định danh | Họ tên, số điện thoại (đã chuẩn hoá) | Có |
| Liên hệ | Email, Zalo, địa chỉ | Không |
| Nguồn | Kênh đến, chiến dịch, từ khoá | Có (tự động) |
| Trạng thái | Bước trong phễu, người phụ trách | Có |
| Giá trị | Nhu cầu, ngân sách dự kiến | Không |
| Lịch sử | Ghi chú, cuộc gọi, tin nhắn, đơn hàng | Tự sinh |
Nguyên tắc: cái gì hệ thống tự lấy được thì đừng bắt người nhập. Nguồn khách, thời điểm, người tạo, thiết bị — đều lấy tự động.
Ba cách triển khai và chi phí thật
| Cách | Ưu điểm | Nhược điểm | Phù hợp khi |
|---|---|---|---|
| CRM đóng gói (thuê bao) | Dùng ngay, rẻ ban đầu | Trả phí theo người dùng mãi mãi, khó tuỳ biến, dữ liệu nằm ở nhà cung cấp | Quy trình phổ biến, đội nhỏ, không cần tích hợp sâu |
| Tự xây bằng nội bộ | Đúng nhu cầu | Cần người kỹ thuật ổn định, dễ bỏ dở giữa đường, không ai bảo trì khi người đó nghỉ | Có đội IT từ 3 người trở lên, có thời gian |
| Thuê triển khai | Đúng quy trình, bàn giao mã nguồn, có người chịu trách nhiệm tiến độ | Chi phí ban đầu cao hơn thuê bao | Quy trình đặc thù, cần tích hợp Zalo/kế toán/quảng cáo |
Chi phí ẩn của CRM đóng gói thường bị bỏ qua: phí theo người dùng tăng khi đội mở rộng, phí tích hợp, phí xuất dữ liệu khi muốn chuyển đi. Với đội 10 người dùng trong 3 năm, tổng chi phí thuê bao có thể vượt chi phí xây một lần.
Bốn chi phí ẩn thường không được báo trước
- Làm sạch dữ liệu cũ — thường 3–10 ngày công, tuỳ chất lượng file Excel hiện có.
- Kết nối Zalo OA — cần tài khoản OA đã xác thực và quyền gửi tin; thời gian chờ duyệt không nằm trong tay đơn vị làm.
- Đào tạo lại khi có nhân viên mới — nên có video và quy trình bằng văn bản, không chỉ đào tạo miệng.
- Chạy song song — 1–2 tuần đội vẫn phải làm cả hai cách, tốn thời gian thật.
Báo giá tốt phải ghi rõ khoản nào đã gồm và khoản nào chưa gồm trong bốn mục này.
Lộ trình 90 ngày
| Giai đoạn | Việc chính | Kết quả cần đạt |
|---|---|---|
| Tuần 1–2 | Khảo sát quy trình, chọn 1 phễu làm trước, kiểm tra file dữ liệu cũ | Bản thiết kế phễu và trường dữ liệu được duyệt |
| Tuần 3–5 | Xây phễu, hồ sơ khách, nhắc việc, phân quyền | Bản chạy thử dùng được |
| Tuần 6–7 | Làm sạch và nhập dữ liệu cũ | Số khách khớp với thực tế |
| Tuần 8–9 | Kết nối form website / Zalo / quảng cáo | Khách tự động vào hệ thống |
| Tuần 10–11 | Đào tạo, chạy song song, đối chiếu số | Đội dùng thật, số liệu khớp |
| Tuần 12–13 | Bàn giao mã nguồn, tài liệu, quy trình thao tác | Doanh nghiệp tự vận hành |
Nguyên tắc quan trọng: làm một phễu trước, không làm cả bốn cùng lúc. Một phễu chạy đúng trong 2 tuần dạy đội nhiều hơn một hệ thống bốn phễu chạy nửa vời trong 3 tháng.
Checklist 12 câu khi chọn đơn vị triển khai CRM
- Có khảo sát quy trình thật trước khi báo giá, hay báo giá theo bảng có sẵn?
- Bản thiết kế phễu có được duyệt trước khi viết code?
- Có chống trùng khách theo số điện thoại/email không?
- Nguồn khách được ghi tự động hay nhân viên tự chọn?
- Có nhật ký thay đổi không xoá được?
- Phân quyền theo vai trò và theo dữ liệu hay chỉ theo menu?
- Có nhập dữ liệu cũ kèm làm sạch, bỏ trùng?
- Có chạy song song với cách làm cũ trước khi bỏ hẳn?
- Có đào tạo và quy trình thao tác bằng văn bản?
- Có bàn giao mã nguồn và tài khoản máy chủ đứng tên doanh nghiệp?
- Xuất được toàn bộ dữ liệu ra Excel/CSV bất cứ lúc nào?
- Có gói vận hành rõ ràng, tách khỏi phí triển khai?
Liên quan
- Quản lý khách hàng — chi tiết từng chức năng của module CRM
- CRM là gì — kiến thức nền và dấu hiệu doanh nghiệp đã cần CRM
- Tự động hoá và AI Agent — dùng CRM làm nguồn dữ liệu cho AI Agent
- Quản lý đơn hàng — nối CRM với đơn và doanh thu
- Hệ thống theo ngành — 21 khung ngành đã thiết kế sẵn
- Bảng giá